工作进程沟通,是在管理者与被管理者之间就
静态混合器岗位职责履行情况和工作指令执行情况进行的沟通。其目的在于让领导主管及时了解工作的进程,并及时把握工作过程中出现的问题,以及时提供指导,保证工作按事先的计划和目标要求完成。
为了保证混合器企业组织运行的每一项工作、每一个活动都处于受控状态,而不是仅仅在不良结果发生之后再追究责任,这就必须强化工作进程的沟通管理。工作进程沟通的目的有以下三点。
(1)保证领导能及时准确地了解工作进程情况以及存在的问题,以便能及时采取措施。
(2)使具体工作的承担主体有机会及时获得领导的指导和支持。
(3)对工作进程实施控制,以使各方面的工作能相互配合和协调。
这种沟通的内容包括两个方面:一方面是领导听取回报,另一方面是下属汇报工作。下面分别就其具体要求进行分析、讨论和界定。
1.领导听取回报沟通
领导听取回报沟通管理的具体要求主要有以下十个方面。
(1)听取汇报必须有事先的时间、地点约定,以便让下属有充分的时间进行工作汇报准备。
(2)必须高度关注下属的工作汇报表达并细心倾听,以让下属感到自己以及自己所承担的工作被领导所重视。
(3)必须通过倾听发现下属工作进程中可能隐藏的问题。在一般情况下,人们都会报喜不报忧,倾向于淡化自己在工作中的失误,尽量把问题缩小而夸大所取得的成绩。通过倾听可有助于发现下属不愿意暴露的问题。
(4)尽可能少插话,但必须通过非语言的表达进行鼓励,让下属系统完整地进行汇报,以防止下属揣摩领导主管的意见倾向后,有选择地汇报,致使你不能获得全面、准确的信息。
(5)必须适时地诱导下属对汇报内容进行取舍,让下属抓住重点和要点,使汇报简明扼要。当下属有离题的多余话时,可通过手势或暗示让对方简化表达,回到正题上来。
(6)下属把工作汇报完毕后,必须当场作出评价。该肯定的必须即时予以肯定,对于存在的差距需要下一步改进努力的,也必须即时指出其差距的内容和程度。
(7)评价下属的工作必须以正面肯定为主,并让下属明白没有肯定的内容,也就是还存在差距,需要努力进一步做好的地方。
(8)评价下属的工作,在表达上要区别对待。例如对于有些死心眼的人,工作的不足之处就必须明确指出来,以免引起误解。
(9)如果下属的工作问题较大,只要没有换“将"的安排,就必须在指出问题的同时,找出可以肯定的地方,给予充分的肯定和鼓励,以提升和稳定下属改进工作,最终保证预期效果的信心和决心。尤其要避免过多的指责,造成下属的信心丧失和抵触情绪的产生。
(10)听取汇报的形式不必太局限于形式,能在混合器生产车间进行讨论沟通的必须在
混合器生产车间进行。
2.下属汇报工作沟通
下属汇报工作沟通管理的具体要求主要有以下八个方面。
(1)汇报前要做好准备,不仅必须有完整的工作汇报提纲,并且要准备好重大事实的见证材料。有条件的还必须准备好投影展示资料,以使汇报直观、简明。
(2)汇报的内容必须与领导的指令、计划目标对应,避免文不对题,浪费领导的时间。
(3)要从领导的角度来分析评价自己所承担工作的贯彻落实进展情况,并简洁地说明一下工作进程的客观背景。但必须注意,既不能自以为是,也不能过分强调工作进展不理想的客观原因。
(4)要关注领导的期望。对于领导所关注的内容,必须作为重点进行详细汇报。
(5)要避免单向的信息传递。一个方面的工作汇报完毕,或者整个工作汇报完毕,都要主动地寻求反馈,让领导确认对汇报内容的理解并提出评价和指导意见。
(6)对于工作过程和结果,必须用事实、事例和数据说话,以保证汇报陈述的客观和准确,不得用抽象的形容词进行修饰。
(7)汇报表达要谦虚、诚恳,并适当地就领导工作指令和指导的正确性进行正面评价,把工作成果归功于领导。尤其不要突出个人,自我标榜,以免引起领导的反感。
(8)对领导做出的绩效考核有不明白之处,必须复述后让领导确认,以获知领导评价的真实意思。